Zeit und Nerven sparen mit Hilfe einer minimalistischen E-Mail-Routine

Zeit und Nerven sparen mit Hilfe einer minimalistischen E-Mail-Routine

„Der einfachste Weg Einfachheit zu erreichen, führt über gut durchdachtes Weglassen.“ (John Maeda, US-amerikanischer Designer und Informatiker, *1966)

Seit ich vor gut zwei Jahren mit Einfach bewusst an den Start ging, stieg die Bekanntheit meines Blogs stetig an. Mittlerweile habe ich 100.000 Seitenaufrufe pro Monat, 5.000 Newsletter-Abonnenten und 5.000 Facebook-Follower. Im Zuge dessen bekam ich auch stetig mehr E-Mail-Anfragen. Trotzdem beantworte ich jede einzelne davon. Ohne meine minimalistische E-Mail-Routine wäre das kaum möglich.

Aus fünf E-Mail-Accounts werden zwei

Fünf E-Mail-Adressen, ellenlange Antworten, Dutzende Ordner, die übliche Spam-Flut und hunderte Anhänge, die ich irgendwann einmal lesen oder anschauen wollte – vor ein paar Jahren verbrachte ich mehr Zeit mit dem Mailen als heute, obwohl Einfach bewusst erst als vage Idee in meinem Kopf existierte.

In einem ersten Schritt trennte ich mich von drei meiner fünf E-Mail-Adressen. Ich nutze nur noch einen geschäftlichen Account (für den Blog und meine Buchprojekte) und einen privaten Account. Diese Trennung ist mir wichtig.

Mit Thunderbird frei wie ein Vogel

Danach reduzierte ich die Anzahl der Ordner in meinem Open-Source-E-Mail-Programm Mozilla Thunderbird. Heute habe ich lediglich zwei selbst angelegte Ordner. In den Ordner „aufheben“ kommen alle Nachrichten, die ich eines Tages wieder brauchen könnte. Der zweite Ordner enthält alle Newsletter, die ich bisher verschickt habe.

Anstelle wie früher ewig in Ordnern und Unterordnern nach einer E-Mail zu kramen, nutze ich die Suche und die wertvolle „Liste filtern“-Funktion, die schnell ans Ziel führen.

Den Kampf gegen die E-Mail-Flut gewonnen

Mit ein paar simplen Maßnahmen konnte ich die tägliche E-Mail-Flut einschränken. Ich habe mich aus allen Newslettern ausgetragen, die ich nicht regelmäßig lese; habe die meisten Benachrichtigungen von meinem Blog, den Social Media und anderen Portalen deaktiviert; nutze den Spam-Filter und lege selbst regelmäßig Filter an, die E-Mails von unerwünschten Absendern und Domains und bestimmten Inhalten automatisch löschen. Papierkorb und Junk-Ordner sind so konfiguriert, dass sie sich beim Verlassen des Programms leeren.

Ich habe mir angewöhnt, meine E-Mails nur dreimal am Tag abzurufen: Morgens nach dem Starten meines Laptops, mittags nach dem Essen sowie spätnachmittags bevor ich den Rechner wieder ausschalte. In der restlichen Zeit ist mein E-Mail-Programm geschlossen, so dass ich fokussiert schreiben bzw. meine Freizeit genießen kann.

Nachdem ich eine E-Mail gelesen habe, bearbeite ich sie umgehend. Ich beantworte sie, falls nötig, und verschiebe sie in den „aufheben“-Ordner oder lösche sie. Das spart Zeit, da ich mich später nicht mehr darum kümmern muss. Meist schaut mein Posteingang so sauber wie im Screenshot zu Beginn dieses Artikels aus und erinnert mich an meinen minimalistischen Desktop.

Mein Smartphone ist so konfiguriert, dass neue E-Mails nicht angezeigt werden. Falls es doch einmal nötig ist, kann ich sie natürlich abrufen. Gleiches gilt für mein Tablet, das ich auf Fernwanderungen, etwa auf dem Fränkischen Gebirgsweg, verwende.

Einfach mal Fresse halten, Christof

Eine E-Mail ist immer noch eine E-Mail und kein Sachbuch oder Roman. Ich habe lange gebraucht, das zu verinnerlichen. Und auch heute muss ich mich immer wieder zwingen, auf den Punkt zu kommen. Manchmal sage ich mir sogar: „Einfach mal Fresse halten, Christof!“ Wenn alles gesagt ist, darf eine Nachricht unbeantwortet im Papierkorb verschwinden.

Übrigens hat sich die Anzahl der E-Mails (die meiner Blogleser ausgenommen) allein durch die Tatsache reduziert, dass ich mein Leben vereinfacht habe. Minimalismus verschiebt den Fokus von Werbung, Konsum und Sachen haben (was immer auch E-Mails generiert) auf Sachen machen, von Rückenschmerzen durch langes Sitzen auf Rücken stärken durch lange Wanderungen und von Online-Korrespondenz auf Offline-Gespräche.

In 11 Schritten zur minimalistischen E-Mail-Routine

Auch Du kannst Zeit und Nerven sparen, indem Du eine minimalistische E-Mail-Routine entwickelst. Passe sie an Deine Bedürfnisse an. Die folgenden Tipps helfen Dir dabei.

  1. Trenne Dich von möglichst vielen E-Mail-Accounts. Meist reicht eine geschäftliche und eine private Adresse aus.
  2. Weniger Ordner bedeuten mehr Übersicht. Eine alte E-Mail findest Du am schnellsten mit Hilfe der Suche oder der Filter-Funktion.
  3. Trage Dich aus allen Newslettern aus, die Du nicht liest. Das gilt auch für meinen. Den Austragen-Link findest Du am Ende des Newsletters.
  4. Lass Dir nur die wirklich wichtigen Benachrichtigungen von den Social Media und anderen Portalen schicken.
  5. Nutze den Junk-Filter und lege eigene Filter an. Unerwünschte E-Mails bekommst Du so gar nicht zu Gesicht, da sie automatisch gelöscht werden.
  6. Rufe Deine E-Mails wenige Male am Tag ab. Auch im Job reicht es in vielen Fällen, früh, mittags und vor dem Feierabend das E-Mail-Programm zu starten. So wirst Du gezielter und mit weniger Stress arbeiten.
  7. Bearbeite eingehende E-Mails möglichst sofort. Das spart Zeit (da Du die Nachricht später nicht nochmal öffnen musst) und Nerven (da Dein Postfach schön aufgeräumt bleibt).
  8. Schreibe so ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich. „Wer’s nicht einfach und klar sagen kann, der soll schweigen und weiterarbeiten, bis er’s klar sagen kann”, riet der österreichisch-britische Philosoph Karl Popper einmal.
  9. Habe keine Angst davor, eine Korrespondenz zu beenden. Öfter als gedacht, ist alles schon gesagt.
  10. Smart ist, wer die minimalistische E-Mail-Routine auch auf dem Smartphone und Tablet anwendet.
  11. Offline ist das neue Online. Vieles kann man besser am Telefon oder in einem persönlichen Gespräch klären.

Und wie schaut Deine (minimalistische) E-Mail-Routine aus? Hast Du weitere Tipps, wie man Zeit und Stress beim Mailen sparen kann?

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{ 39 Kommentare }

  • Martin 7. März 2015

    Ich handhabe es so ähnlich wie du, nur eines habe ich noch nicht geschafft. Alle Mails bleiben nämlich im Posteingang, bis mich eines Tages (so alle paar Wochen) der virtuelle Putzteufel holt und ich alle Mails in passende Ordner verschiebe (Newsletter, Buchprojekte, Anfragen). Noch zu antwortende Mails versehe ich in Thunderbird mit einem roten Schlagwort und wird dann je nach Bedarf, Wichtigkeit und auch Interesse in freier Zeit beantwortet.
    Es gibt bei mir sicher noch Mail-Minimalismus-Potenzial. Und so sehr mich dieses Thema auch interessiert: das Auswahlkästchen unter „Senden“ bleibt unmarkiert. :-)

    Antworten
    • Felix 7. März 2015

      Hallo Christof,

      danke für den Artikel, den ich sehr interessant finde. Momentan nutze ich zig Ordner, aber ob das so klug ist weiß ich nicht. Allerdings kann ich das beruflich gar nicht anders machen, sonst verliere ich sofort den Überblick.
      Privat will ich dir aber nacheifern und die Konten reduzieren und die Ordnerstruktur eliminieren.

      Viele Grüße

      Felix

      Antworten
    • Christof Herrmann 7. März 2015

      Hallo Martin, hallo Felix,

      probiert das mit der reduzierten Ordneranzahl mal aus. Ich hatte 15 Jahre lang, privat wie auf der Arbeit, zig Ordner in Verwendung. Waren schon mal 50 oder mehr Ordner mit meist je mehreren hundert Mails. Wie soll man da geschwind eine bestimmte Nachricht finden? Mit meinen zwei Ordnern (oder drei, wenn man den Gesendet-Ordner mitzählt) und der Suchen- und „Liste filtern”-Funktion klappt das nun erstaunlicherweise in Sekundenschnelle.

      Viele Grüße

      Christof

      Antworten
    • Eduard Heinrich Alfons Jolmes 30. Dezember 2015

      Also, die Idee des Minimalismus gefällt mir, genau wie Minimal music.

      Ist nicht ganz neu, siehe Diogenes in der Tonne.

      Beim kurzen Überlesen fiel mir auf: offline, das ist mein Stichwort.

      Ich habe das komplette Wikipedia (Stand Anfang 2015) auf meinem Smartphone auf der Micro-SD Karte gespeichert. Wenn ich was wissen will, fällt kein Datentraffic an.

      Wie das geht? Ist mir zu lange hier zu erklären.

      Wer es wissen will kann mich per mail fragen.

      Gruß aus OWL – Eduard

      Antworten
  • einfacheinfachleben 7. März 2015

    Hallo Christof,

    mein Posteingang sieht auch so aus. Daneben habe ich noch zwei weitere Ordner. Archiv: Alles, was ich aufheben will/möchte. Aktuelles: Wenn ich auf eine Bestellung/Rückantwort warte/sonstige Infos, die nur kurze Zeit wichtig sind. Mailaustausch, der eher einem Gesprächs-/Telefonatersatz dient, wird sofort wieder gelöscht. Mit dieser Sortierung ist auch das „Gesendet“-Postfach immer leer.

    Viele Grüße in das Frankenland,
    Anja

    Antworten
    • Stefan 8. März 2015

      Bei mir ist es genauso. Mein Posteingang ist bis auf vereinzelte E-Mails immer leer. Wenn eine E-Mail beantwortet wird, landet sie im Papierkorb. Und zur Not ist sie immer noch bei den gesendeten zu finden. Wichtige E-Mails landen im Archiv.

      Antworten
  • Basti 7. März 2015

    Mal wieder ein toller, wertvoller Beitrag. Danke, Christof.
    Meine eMail-Routine heißt Chaos :) So wie bei dir vor paar Jahren. Wird nun angegangen!

    Antworten
  • Matze 8. März 2015

    Hallo Christof,

    auch ich bin mittlerweile stark vereinfacht. Früher hatte ich gefühlte tausend Mailadressen mit gefühlten je tausend Unterordnern.
    Die Mailadressen hab ich immer noch. Aber sie kommen alle nur noch bei einem Konto raus.
    Von der Ordnerstruktur her gibt es jetzt für aktuelle Sachen noch Arbeit, Arbeit abteilungsspezifisch, Ehrenamt (mit einigen Projekt-Unterordnern) und anderes (das ist gleichzeitig auch der Privatordner).
    Alles andere, das nicht gelöscht werden soll, wandert in’s Archiv. Dort gehts nur nach Jahren, also 2015, 2014…

    Grüße
    Matthias

    Antworten
  • Sabine 8. März 2015

    Hallo Christof, Deinen Artikel finde ich klasse. Eine gute Zusammenfassung des minimalistischen Umgangs mit Information. Das mit dem Online/Offlineleben sehe ich etwas anders. Die Tablets & Co. sind ja auch nur ein Medium. Wie ein Buch oder Telefon. Auch stundenlanges Telefonieren tut der Gesundheit nicht gut und umgekehrt können online auch Begegnungen und guter Gedankenaustausch stattfinden. Es kommt darauf an, wie man/frau sie nutzt. LG Sabine

    Antworten
  • Maria 8. März 2015

    Hallo Christof!

    Leider bin ich dabei nicht ganz so konsequent wie Du.

    Aber ich finde auch, dass Thunderbird viele gute Funktionen hat, die das Leben sehr erleichtern.

    Ich lasse auch bestimmte Mails gleich direkt in die richtigen Ordner verschieben, dann habe ich nicht so viel Arbeit. Wenn ich will, kann ich diese dann lesen oder gleich löschen.

    Leider habe ich mehrere voneinander getrennte Projekte parallel laufen und dafür brauche ich auch mehr Mailadressen. Das macht natürlich auch einiges an Mehrarbeit.

    lg
    Maria

    Antworten
  • Detlef Ulherr 8. März 2015

    Hallo Christof,

    anders wären die 200 dienstlichen emails nicht zu bewältigen. Einen Vorschlag hab ich noch. Wenn man innerhalb von Kurzer Zeit lange Threads erhält, immer gleich den ganzen Thread löschen wenn er einen nicht betrifft. Ist die höchst Sicherheitsstufe: „Destroy before reading“.

    Viele Grüße Detlef

    Antworten
  • Christof Herrmann 8. März 2015

    Zunächst mal danke für Eure vielen Kommentare und Ergänzungen!

    Man muss sich nicht streng an meine E-Mail-Routine halten und alle meine Tipps beherzigen. Sich aber grundsätzlich damit zu beschäftigen und sein Procedere zu hinterfragen, kann bereits Wunder bewirken.

    @einfacheinfachleben
    Dein „Archiv“ ist sozusagen mein „aufheben“. Deinen Ordner „Aktuelles“ hatte ich bis vor ein paar Monaten auch noch („erledigen“). Konnte ich mittlerweile wegrationalisieren. Bestellungen o. ä. habe ich fast keine mehr, da ich online praktisch nichts mehr kaufe und nichts mehr verkaufe. Die wenigen Mails, für die ich zu einem späteren Zeitpunkt aktiv werden muss, wandern trotzdem in den Ordner „aufheben“. Ich setze mir stattdessen einen Termin in meinem Kalender. Das erstaunliche daran ist, dass sich das meiste entweder erübrigt hat oder von mir automatisch erledigt wurde, wenn der Kalendertermin dann ansteht.

    @Matze
    Um ehrlich zu sein, habe ich auch eine dritte E-Mail-Adresse. Ich musste sie anlegen, als ich mir vor Jahren ein Android-Smartphone zugelegt habe. Habe sie aber nicht mitgezählt, da ich die Adresse nicht weitergebe und wie Du dort möglicherweise eingehende Mails an meine private E-Mail-Adresse weiterleite.

    @Sabine
    Du hast natürlich recht, wenn Du schreibst, dass auch online „Begegnungen und guter Gedankenaustausch stattfinden“. Ihr alle seid der beste Beweis dafür, da Ihr diesen Blog erst zu etwas Besonderem macht ;-) Trotzdem sind wir meiner Meinung nach zu viel online, zu sehr vernetzt und allzeit erreichbar. Mehr Qualität und weniger Quantität täte uns gut.

    @Maria
    Ich mag den Thunderbird ebenfalls, auch weil es als ein Gemeinschaftsprojekt (kostenfreies Open Source Programm) ist und damit ein Beitrag zur Postwachstumsökonomie darstellt.

    Antworten
  • barbara 8. März 2015

    Du schreibst „Ich mag den Thunderbird ebenfalls, auch weil es als ein Gemeinschaftsprojekt (kostenfreies Open Source Programm) ist und damit ein Beitrag zur Postwachstumsökonomie darstellt.“. Sehe ich genauso. Ein weiterer Schritt ist daher die Nutzung eines entsprechenden OS, welches ein Gemeinschaftsprojekt ist und damit auch open source. Ich empfehle die Nutzung von Linux statt Windows oder Mac OS X.

    Schönen Sonntag

    Antworten
    • Christof Herrmann 8. März 2015

      Als Ex-Informatiker kenne ich Linux natürlich. Ist sicher für manch einen eine sinnvolle Alternative. Für mich kommt das aktuell aber nicht in Frage, da ich keine Erleichterung sehe. Müsste mich ja neu einarbeiten, auch in neue Software, und bräuchte am Ende doch Windows parallel bzw. Emulator oder Wine, da es paar Programme, die ich fürs Schreiben meiner Bücher benötige, nicht auf Linux gibt. Habe mein Windows-System aber so schlank gehalten, dass ich gut damit zurecht komme.

      Schönen Sonntag

      Christof

      Antworten
  • Christine 8. März 2015

    Ich habe nur eine E-Mail-Adresse und habe nach einem Jahr erfolgreich die häufigste Werbung eliminiert, indem ich konsequent alles abbestellt habe. Bei einigen Versendern habe ich ziemlich lange gebraucht, bis keine Werbung mehr kam.
    Drei Ordner leere ich regelmäßig aus. Da ich weiterhin einige Dinge versteigere, hebe ich Verkaufsmails gut drei Monate auf. Danach werden sie gelöscht.

    Antworten
  • Tanja Heller 8. März 2015

    Hallo Christof,
    ich habe eine E-Mail-Adresse. Beantworte E-Mails gleich. Speichere keine. Sind Dinge offen oder im Prozess sammle ich bis 10. Bringe die Sachen zum Abschluss und lösche.

    Den Vorteil vom leeren Desktop verstehe ich nicht. Sind die Bildchen dann unten an der Leiste? Da würden sie mich mehr stören. Den Desktop sehe ich nur anfangs kurz. Favoriten hab ich 10 oben. Auch da lösche ich täglich nach Recherchen. Nur Dinge, die ich täglich brauche, bleiben. Computer aufräumen ist gefährlich, weil ich dann Wichtiges aus Versehen lösche.

    Liebe Grüße – Tanja

    Antworten
    • Christof Herrmann 8. März 2015

      Wenn Du den Desktop nur anfangs kurz siehst, macht es ja keinen Sinn, dass da etwas abzulegen, oder. Bei mir nahm das irgendwann Überhand. Auch an anderen Rechnern sehe ich oft Dutzende Icons auf dem Desktop. Ich lege stattdessen seit ein paar Jahren die wichtigsten Programme und Dateien in der Taskleiste ab. Bei meiner Windows-Version kann man die Taskleiste so konfigurieren, dass sie sich automatisch ausblendet.

      Viele Grüße

      Christof

      Antworten
  • Bettina 10. März 2015

    interessanter Artikel! Hab ich mir gleich mal abgespeichert.
    Mir fällt es schwer manchmal die Prioritäten im Auge zu behalten. Dann schiebe ich das Schreiben eine neuen Blog-Beitrages ewig vor mir und halte mich mit kleinen Dingen wie Mails usw. auf.
    Und einerseits finde ich Mails, socila media usw. sehr nützlich, aber andererseits ist es so leicht sich darin zu verlieren.Und nach 2 Stunden merke ich dann, dass ich das Eigentliche durch die ganze Ablenkung nicht geschafft habe.

    Antworten
    • Christof Herrmann 10. März 2015

      Dieses Sich-Verzetteln und Aufschieben kenne ich auch. Ich habe das für mich gelöst, indem ich täglich eine Mini-To-do-Liste erstelle. Sie enthält zwischen ein und drei to-Dos, die ich an einem Tag problemlos schaffen, sofern ich fokussiert dran bleibe. E-Mail, Social Media & Co. schalte ich dabei wie im Artikel oben vorgeschlagen ab. Es reicht dreimal am Tag dort reinzuschauen. Meine heutige Mini-To-do-Liste schaut so aus:
      1. Etappe #5 Buch „Alpenüberquerung Salzburg-Triest“ (6 Stunden)
      2. Spaziergang / Sonne tanken (2 Stunden)

      Antworten
  • Susanne 10. März 2015

    Ein sehr hilfreicher Artikel! Ich hatte heute frei und habe mich mal an meine Email-Misere gemacht. Nur einen einzigen Archiv-Ordner hab ich nicht „geschafft“, aber das liegt daran, dass ich meine Steuersachen hier nur noch digitalisiert kriege: dafür habe ich sicherheitshalber einen eigenen Unterordner. Dann hab ich noch 2 Bereich, die ich nicht ins „Allgemeinarchiv“ packen will.
    Aber von 30 Unterordnern runter auf 4, das find ich richtig gut :-) vielleicht werden es ja auch noch weniger.
    Bitter sind jedoch die Mail-Massen, die sich in dem Archiv befinden. Ich habe eine einzige Email-Adresse, und in der ist alles seit 1999. Erhaltene Mails: 2700, gesendete Mails: 4600. Deren Wichtigkeit geht von „sehr wichtig / Beweis“ bis „total egal“. Ich kann die nicht alle durchflöhen :-( mal gucken, wie ich dem Herr werde.
    Dafür habe ich tonnenweise in meinem Kleiderschrank – pardon: meineN KleiderschränkEN – ausgemistet und heute morgen Berge von Klamotten zur Caritas getragen. Das war ein super Gefühl!

    Antworten
    • Christof Herrmann 11. März 2015

      Das freut mich aber, dass mein Artikel Dich dazu ermutigt hat, in Deinem Postfach aufzuräumen bzw. die Anzahl der Ordner zu reduzieren.

      Zu den tausenden archivierten E-Mails: Keine Angst davor, auch mal welche zu löschen. Die wenigsten benötigt man jemals wieder. Einen guten Überblick bekommt man, wenn man den Gesendet-Ordner bzw. das Archiv nach Empfänger bzw. Absender sortiert. So habe ich kürzlich hunderte paar hundert eBay-E-Mails gelöscht. Da ich dort kein Konto mehr habe und der letzte (Ver)Kauf über ein Jahr zurück liegt, benötige ich die Korrespondenz nicht mehr.

      Viele Grüße

      Christof

      Antworten
      • Susanne 12. März 2015

        Ja, genau auf diese Weise werde ich ans Ausmisten der überflüssigen Mails gehen :-) nach Absender sortieren und dann los mit dem Weglöschen. Ha, ich werd es schaffen!
        Liebe Grüße!
        Susanne

        Antworten
        • Susanne 15. März 2015

          Ha – ich bin runter auf 1055 gesendete Mails und auf etwas über 2000 im Archiv :-D Es sind halt auch wichtige Dokumente darunter.
          Aber es wird! Danke für die super Tipps :-D

  • Jens 11. März 2015

    Ein sehr schöner Artikel. Zusätzlich kann man auch noch die technischen Möglichkeiten der Email-Programme nutzen, um die Mailflut zu kanalisieren.
    Bei der Arbeit verschiebt mein Mailprogramm alle Agenden von Besprechungen per Regel automatisch in einen Ordner. Nach der Besprechung gibt es ein Protokoll, die Agenda wird nicht mehr benötigt. Die Mails in dem Ordner kann ich einfach nach Datum in der Vergangenheit löschen. Protokolle werden nach dem gleichen System verschoben und einmal die Woche auf dem Laufwerk archiviert.
    Bei Mails, die immer wieder hin und hergehen sind meist die vorherigen Texte mit angehängt. Die hat man oft als Mails noch zusätzlich im Posteingang, also doppelt. Sortiert man die Mails nach Betreff (bzw. lässt das Mailprogramm sie gleich so anzeigen) hat man alle Mails einer Konversation zusammen und kann so die älteren löschen. Mit dem gleichen System kann man auch auf einen Schlag alle Mails zu einem Betreff löschen, der sich bereits erledigt hat.

    Grüße
    Jens

    Antworten
  • Frau Mohr 12. März 2015

    Ich hab‘ schon kurz hysterische Schnapp-Atmung bekommen angesichts des Fotos, weil ich dachte, ich solle jetzt SO!-FORT! alle meine E-Mails löschen ;)
    Aber guter Ansatz – ich werde mich gleich ans Sortieren machen….bei mir verstaubt auch so einiges im Posteingang.

    Lieber Gruß, Daniela

    Antworten
  • Christof Herrmann 13. März 2015

    @Jens
    Danke für Deine Ergänzung. In Thunderbird kann man solch automatisches Verschieben oder Löschen von E-Mails mit Hilfe von Filtern lösen.

    @Frau Mohr
    Und ist Dein Posteingang schon staubfrei ;)?

    Antworten
  • Michaela 17. März 2015

    Lieber Christof,

    bin zufällig auf deinen Blog gestoßen und habe den Artikel verschlungen. Wie Schuppen fiel es mir von den Augen, dass meine Ordner-Ordnung dazu führt, dass ich manchmal in mehreren Ordnern suchen muss, wenn etwas mehrere Themen streift und ich nicht mehr weiß, welchem Thema ich mehr Gewichtung gab. Mache mich unverzüglich an die Umsetzung und habe deinen Blog abonniert. Liebe Grüße und weiter so.

    Antworten
    • Christof Herrmann 17. März 2015

      Hallo liebe Michaela,

      viel Spaß bei der unverzüglichen Umsetzung und vielen Dank fürs Abonnieren :-)

      EBG

      Christof

      Antworten
  • Anja Martina Bürk-Deharde 2. April 2015

    Hallo Christof:
    ich freue mich dass ich dich über Facebook gefunden habe. Ich lebe sowieso eher minimalisitsch orientiert und deine Tipps zur eMail Routine sind sehr hilfreich für mich. Ich leite sie gleich meinem Mann weiter. Herzlichst, Anja Martina

    Antworten
  • Joerg H. 24. Mai 2015

    Ergänzend möchte ich noch deinen artikel erweitern.
    Seit dem ich den email-provider wechselte, bin jetzt bei posteo, ist die spamflut seltsamerweise zurückgegangen.
    Die von dir genante routine mit zwei getrennten adressen ist nur empfehlenswert. Mache ich auch bereits seit meinem providerwechsel auch so und fahre gut damit.
    Die mailintegration in Apple war einfach und wird vom provider zusätzlich erklärt, wenn man nicht weiterweiß.
    Ich möchte keine werbung für einen speziellen provider machen. Nur sollte jeder mal nachdenken ob seine mailkorrespondenz über den „richtigen“ server läuft und wer als anbieter im hintergrund agiert.

    Antworten
    • Christof Herrmann 24. Mai 2015

      Eine neue E-Mail-Adresse macht sicher Sinn, wenn man viel Spam bekommt und das Problem nicht über Spam-Filter und eigene Filter in den Griff bekommt. Die Spammer kennen die neue Adresse erst mal nicht. Welche Provider sind denn besonders geeignet bzw welche besonders anfällig?

      Antworten
  • Robert 26. September 2015

    Danke für die Tipps. E-Mails nur 3x am Tag abrufen ist eine gute Idee. Mal schauen, ob ich das trotz meiner Neugier schaffe. Ich will ja immer wissen, wer da gerade was schickt Ich habe bewusst 5 Mailaccounts, einen nur für newsletter und facebook-Nachrichten (fb mache ich deshalb kaum noch auf), einen privat, einen für meine Kunden und einen für Ämter und Finanzen sowie eine zur Reserve, dessen Adresse ich noch niemanden gegeben habe. Im Mac-Mailprogramm lässt sich das übersichtlich darstellen. Auf dem Handy bekomme ich keine Mails. Die Accounts auf Tablet und Laptop synchronisieren sich automatisch über die Cloud mit dem auf dem Computer. Das funktioniert bisher zuverlässig. Für jedes meiner vielen Projekte habe ich in meinem Mailprogramm je einen Ordner angelegt. So behalte ich einigermaßen den Überblick. Trotzdem ist das Mailen und Mails lesen immer noch der größte Zeitfresser am Tag. Mich interessiert einfach zu viel ;-)

    Antworten
    • Christof Herrmann 27. September 2015

      Danke für Deinen Kommentar. 4 Geräte (Computer, Laptop, Tablet und Handy), 5 E-Mail-Adressen und „ständig“ prüfen neuer Mails – da sehe ich Optimierungspotential ;-)

      Antworten
  • Monika 28. September 2015

    Hallo Christof,

    Im Durchschnitt rufe ich maximal 2x am Tag meine Mails ab. Persönliche Kommunikation ziehe ich weiterhin vor.Ich hab auch nur eine private und eine geschäftliche Mailadresse… reicht vollkommen! Mit den Newslettern handhabe ich es genauso. Das mit den Ordnereinstellungen muss ich nochmal überarbeiten, dass ist ein guter Tipp. Kurz und knapp fällt mir oft noch schwer ;)
    Bei dem schönen Herbstwetter ist Wandern in der Fränkischen halt schöner als Mailordner zu konfigurieren ;-))
    Liebe Grüße
    Monika

    Antworten
    • Christof Herrmann 28. September 2015

      Hallo Monika,

      „Bei dem schönen Herbstwetter ist Wandern in der Fränkischen halt schöner als Mailordner zu konfigurieren“ und schöner als alle anderen Dinge online. Deswegen geh ich jetzt offline – noch paar Minuten Sonne tanken :-)

      Viele liebe Grüße

      Christof

      Antworten
  • Michael 20. März 2016

    Hallo Christof,

    wie verfährst Du mit „gesendete Nachrichten“. Auch in diesem Ordner fällt ja im Laufe der Monate und Jahre sehr viel an. Manchmal ist es hilfreich zu wissen, was man an jemand geschrieben hat, eventuell auch mit Links und Anhängen, vieles ist aber völlig überflüssig und muss man nicht aufheben.

    Michael

    Antworten
    • Christof Herrmann 20. März 2016

      Hallo Michael,

      den Ordner lasse ich so wie er ist, damit ich ggf. darin suchen kann, wenn ich eine alte Mail noch mal brauche.

      Viele Grüße

      Christof

      Antworten
  • Danny 25. Juni 2016

    Hallo Christof,
    Ich hatte mich bisher auch sehr ausgiebig mit dem Thema beschäftigt und Konzepte dazu mehr oder weniger erfolgreich angewandt.
    Am wichtigsten finde ich Deinen Tipp, sich feste Zeiten zum lesen von Mails anzugewöhnen.
    Sicher neigen viele Menschen (so auch ich damals) unter dem „Zwang“ ständig/sehr häufig seinen Posteingang zu checken. Es könnte ja wichtige, bzw. dringende Mails eintreffen.
    Dazu sollte man schon sich zuerst ausgiebige Gedanken über folgendes machen!
    Denn:
    – Eine Email ist so gut wie nie(!) dermaßen dringend, das man Sie innerhalb weniger Stunden gelesen/bearbeitet haben muss (vielleicht gibt es berufliche Ausnahmen)

    Eine Email ist und bleibt ein „Elektronischer Brief“, welcher uns ausreichend Zeit auf Reaktion lässt.
    -> Wer mehr als 3mal pro Tag seine Inbox checkt, sollte mal die Dringlichkeit jeder einzelnen Email mit genau dieser Frage überdenken:
    „War es notwendig diese Email möglichst sofort nach Eintreffen zu lesen?“

    Ihr werdet feststellen, das es völlig ausreicht, seinen Posteingang höchstens 1-3 pro Tag (oder weniger) zu festen Zeiten abzurufen. Dies war meine Erfahrung auch im Beruf mit ca. 100 eingehenden Mails/Tag.

    Eingehende Mails dann möglichst gleich bearbeiten.
    Diese Konzepte sind hilfreich:
    – „Getting things done“
    – das „Eisenhower Prinzip“ zur Anwendung von beruflichen Mails

    Seinen Posteingang leer zu halten funktioniert extrem gut mit „Inbox“ von Google!
    Erfordert zwar eine Gmail-Adresse, es können aber auch externe Email-Konten integriert werden.
    Genießt die befreiende Erfahrung durch einen leeren Posteingang!

    Viel Spaß bei der Umsetzung,
    Danny

    Antworten
  • Timm 26. Juni 2016

    Ein Tipp noch: Versucht es einmal mit einer three-sentences-policity.
    Bedeutet: Eine Mail, die von euch kommt, sollte maximal 3 Sätze lang sein. Wenn Ihr etwas nicht mit 3 Sätzen erklären könnt, solltet Ihr sowieso besser telefonieren :)

    Antworten

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